Wie baue ich ein QM-System nach ISO 9001:2008 auf?

Wenn Sie noch nie ein QM-System aufgebaut haben, dann stehen Sie vermutlich vor der Entscheidung, wie Sie konkret vorgehen müssen und was genau zu tun ist. Auch wenn Sie an dieser Stelle mit einem Berater zusammenarbeiten, sollten Sie dieses Vorgehen kennen.

1. Schritt: die Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung muss die Einführung der ISO 9001 klar und konkret mittragen. Somit müssen Sie der Geschäftsleitung die Norm und die Anforderungen transparent kommunizieren. Die Geschäftsführung muss eine Vorbildfunktion einnehmen - sonst wird das nichts...

2. Schritt: Mitarbeiter

Informieren Sie die Mitarbeiter des Unternehmens. Alle Mitarbeiter müssen mitmachen. Ohne Transparenz, was auf die Mitarbeiter und Führungskräfte zukommt, geht es nicht. Veranstalten Sie eine Info-Veranstaltung o. ä.

3. Schritt: Prozesse

Beschreiben Sie die Prozesse und Abläufe des Unternehmens. Dies kann am Besten durch die Mitarbeiter und Abteilungsleiter gemacht werden. Das sind die Leute, die die Abläufe kennen und diese auch umsetzen. Vergessen Sie bitte nicht die administrativen Prozesse.

4. Schritt: QM-Handbuch

Entwerfen Sie das QM-Handbuch. Die meisten Unternehmen orientieren sich mehr oder weniger stark an der Norm und ihrer Gliederung. Das müssen Sie aber nicht. Schauen Sie sich das Fallbeispiel an, dort habe ich mich an der Norm entsprechend orientiert. Im QM-Handbuch können Sie auf die Abläufe/Prozesse/Verfahrensanweisungen/etc. verweisen. Werden Sie im Handbuch KONKRET, schreiben Sie nicht den Normtext ab, sondern beschreiben Sie ganz genau, wie Sie im Unternehmen diese Forderungen umsetzen. Das ist immer sehr individuell.

Kaufen Sie kein sog. "Musterhandbuch" oder kopieren Sie nicht ein QM-Handbuch eines Freundes oder eines anderen Unternehmens!  Das ist rausgeschmissenes Geld oder vergeudete Zeit. Ein Berater, der Ihnen suggeriert, es sei einfach ein Handbuch zu kopieren, das er schon hat, arbeitet auf jeden Fall unseriös. Das Handbuch beschreibt, wie Ihr Unternehmen arbeitet - und das ist somit eine sehr individuelle Sache. Das Handbuch muss keine Riesendokumentation sein. Halten Sie sich knapp aber dafür konkret!

5. Schritt: Freigabe QM-System/QM-Handbuch

Das Handbuch ist erstellt, alle Prozesse etc. sind beschrieben. Jetzt gibt die Geschäftsführung das QM-System formal frei. Das bedeutet, dass jetzt nach dem QM-System gearbeitet werden muss. Jetzt geht es also offiziell los...!

6. Schritt: internes Audit

Sie sind verpflichtet mind. einmal pro Jahr das QM-System formal zu prüfen. Führen Sie das interne Audit durch (siehe dazu Kap. 8).

7. Schritt: Management-Bewertung/Management-Review

Die Geschäftsführung muss mindestens einmal pro Jahr das QM-System formal bewerten - siehe Kap. 5 (ISO 9001:2008).

8. Schritt: Kontinuierliche Verbesserung (KVP)

Im Sinne des modernen Qualitätsmanagements ist ein QM-System niemals fertig. Es muss immer wieder verbessert werden.